مستر احمد يحيى
04-12-2010, 01:57 AM
اعرف كيف تدير اجتماعات العصر الجديد
ليس ثمة شك في ان افضل الاجتماعات ما كان مباشراً وجهاً لوجه. والحق يقال: ان هذا النمط هو الوحيد الذي لا غنى عنه اذا كان قيد المناقشة مسائل تثير النزاع او اذا كانت المواضيع ذات طبيعة حساسة وشديدة العاطفية.
بيد ان واقع عالم الاعمال في يومنا هذا يختلف كثيراً عما كان, اذ لم يعد الناس يعملون في مبنى واحد او في مدينة واحدة او حتى في قارة واحدة. ونتيجة لذلك صارت الاجتماعات وعلى نحو متزايد افتراضية في طبيعتها, اي يجتمع المشاركون عبر التكنولوجي ا – يستخدمون الهواتف ذات مضخمات الصوت والمؤتمرات التلفزيوني ة وهلم جرا.
وعموماً تنطبق القواعد ذاتها على هذه الاجتماعات الافتراضية مثلما تنطبق على الاجتماعات المباشرة وجهاً لوجه. وفيما يلي بعض المعلومات المهمة المفيدة لهذه الوسائط الجديدة.
المؤتمرات عبر التلفزيون. لا يزال التقدم الكبير في مرحلته البدائية. وربما تجد المؤتمرات عبر التلفزيون اقل مرضاة لك مما تتوقع. ولعل السبب في ذلك ان معظم الناس يقارنون التكنلوجيا بالتلفزيون , حيث جودة قيم الانتاج عالية جداص (هذا ان لم نتحدث عن السيناريو او البرنامج!) .
وبالاضاءة والصوت المستخدمين بصورة احترافية يغدو التلفزيون في نظر الكثيرين اكثر جودة. لكن هذه الوسائل غير موجودة في المؤتمرات عبر التلفزيون, ما ينجم عنه عمل بعيد عن الاحترافية وأقرب ما يكون الى عمل الهواة.
ثم, ان افضل استخدام لهذه المؤتمرات يتجسد عندما تكون الاطراف المشاركة قد التقت مسبقاً وأسست للثقة فيما بينها ولا تستخدم للاجتماعات الاولى.
ففي اجتماع اولي لهذه المؤتمرات قد يلقي طرف على طرف اخر اللوم بشأن لحظات مربكة ناجمة عن التكنلوجيا ولا يمكن اجتنابها!
وبرغم ذلك كله تتيح المؤتمرات عبر التلفزيون الفرصة للمشاركين ليرى بعضهم بعضاً.
فهي وسيلة مفيدة توفر الكثير من الوقت لجميع اعضاء الفريق الواحد والمقيمين في اماكن بعيدة في اجتماعات منتظمة.
المؤتمرات الصوتية بدعم من الانترنت. نحن جميعاً نعرف الهاتف ونجد الراحة في استخدامه. لذلك اذا اضطررت لجمع المشاركين المقيمين في اماكن بعيدة معاً وتتبادل معهم بعض المعلومات او المواد المرئية في وقتها الحقيقي فان المؤتمرات الصوتية بدعم من الانترنت هي البديل الاكثر اهمية للمؤتمرات عبر التلفزيون.
واذ كان لديك الكثير من المعلومات التي تريد تبادل الحديث عنها احرص على ان يكون لدى المشاركين جميعاً توصيلات عالية السرعة بالانترنت والا فقد يحصل تأخير مربك ومسبب للاحباط يجعل بعض المشاركين خارج الدائرة.
اختبر هذه التوصيلات جيداً قبل المؤتمر, وقدم بعض التوجيهات التعليمية السريعة للجميع منذ البداية اذا كانت البرمجيات او الموقع الالكتروني غير معروف جيداً لدى بعضهم.
المؤتمرات عبر الانترنت. يغطي هذا المصطلح تنوعاً واسعاً من الامكانيات ابتداء من عرض شرائح ضوئية على الموقع الالكتروني وحتى الانسياب الكامل للصور المرئية.
وعموماً كلما ازداد عرض الموجة الطولية وازداد تعقيد الارسال المستخدم ازدادت احتمالات الخطأ. اختبر التكنلوجيا جيداً قبل المؤتمر, واختبر توصيلات ممكنة.
غرفة المحادثة (شات) وغيرها من توصيلات الانترنت الحية. تقوم شركات عدة بتجارب على ارسال الرسائل الفورية والمحادثة (شات) مستخدمة اياها رسائل للتواصل الفوري مع فرق عمل منتشرة في اماكن متفرقة. وهو ترتيب جيد من اجل الاحاديث العابرة والاسئلة السريعة لكنه لا يناسب الاجتماعات الرسمية. ان غرف المحادثة بطبيعتها تؤدي الى "محادثات" تتشابك طباعتها, وبرغم كونها مسلية, فهي غير مفيدة في بيئة الاعمال والشركات.[
ليس ثمة شك في ان افضل الاجتماعات ما كان مباشراً وجهاً لوجه. والحق يقال: ان هذا النمط هو الوحيد الذي لا غنى عنه اذا كان قيد المناقشة مسائل تثير النزاع او اذا كانت المواضيع ذات طبيعة حساسة وشديدة العاطفية.
بيد ان واقع عالم الاعمال في يومنا هذا يختلف كثيراً عما كان, اذ لم يعد الناس يعملون في مبنى واحد او في مدينة واحدة او حتى في قارة واحدة. ونتيجة لذلك صارت الاجتماعات وعلى نحو متزايد افتراضية في طبيعتها, اي يجتمع المشاركون عبر التكنولوجي ا – يستخدمون الهواتف ذات مضخمات الصوت والمؤتمرات التلفزيوني ة وهلم جرا.
وعموماً تنطبق القواعد ذاتها على هذه الاجتماعات الافتراضية مثلما تنطبق على الاجتماعات المباشرة وجهاً لوجه. وفيما يلي بعض المعلومات المهمة المفيدة لهذه الوسائط الجديدة.
المؤتمرات عبر التلفزيون. لا يزال التقدم الكبير في مرحلته البدائية. وربما تجد المؤتمرات عبر التلفزيون اقل مرضاة لك مما تتوقع. ولعل السبب في ذلك ان معظم الناس يقارنون التكنلوجيا بالتلفزيون , حيث جودة قيم الانتاج عالية جداص (هذا ان لم نتحدث عن السيناريو او البرنامج!) .
وبالاضاءة والصوت المستخدمين بصورة احترافية يغدو التلفزيون في نظر الكثيرين اكثر جودة. لكن هذه الوسائل غير موجودة في المؤتمرات عبر التلفزيون, ما ينجم عنه عمل بعيد عن الاحترافية وأقرب ما يكون الى عمل الهواة.
ثم, ان افضل استخدام لهذه المؤتمرات يتجسد عندما تكون الاطراف المشاركة قد التقت مسبقاً وأسست للثقة فيما بينها ولا تستخدم للاجتماعات الاولى.
ففي اجتماع اولي لهذه المؤتمرات قد يلقي طرف على طرف اخر اللوم بشأن لحظات مربكة ناجمة عن التكنلوجيا ولا يمكن اجتنابها!
وبرغم ذلك كله تتيح المؤتمرات عبر التلفزيون الفرصة للمشاركين ليرى بعضهم بعضاً.
فهي وسيلة مفيدة توفر الكثير من الوقت لجميع اعضاء الفريق الواحد والمقيمين في اماكن بعيدة في اجتماعات منتظمة.
المؤتمرات الصوتية بدعم من الانترنت. نحن جميعاً نعرف الهاتف ونجد الراحة في استخدامه. لذلك اذا اضطررت لجمع المشاركين المقيمين في اماكن بعيدة معاً وتتبادل معهم بعض المعلومات او المواد المرئية في وقتها الحقيقي فان المؤتمرات الصوتية بدعم من الانترنت هي البديل الاكثر اهمية للمؤتمرات عبر التلفزيون.
واذ كان لديك الكثير من المعلومات التي تريد تبادل الحديث عنها احرص على ان يكون لدى المشاركين جميعاً توصيلات عالية السرعة بالانترنت والا فقد يحصل تأخير مربك ومسبب للاحباط يجعل بعض المشاركين خارج الدائرة.
اختبر هذه التوصيلات جيداً قبل المؤتمر, وقدم بعض التوجيهات التعليمية السريعة للجميع منذ البداية اذا كانت البرمجيات او الموقع الالكتروني غير معروف جيداً لدى بعضهم.
المؤتمرات عبر الانترنت. يغطي هذا المصطلح تنوعاً واسعاً من الامكانيات ابتداء من عرض شرائح ضوئية على الموقع الالكتروني وحتى الانسياب الكامل للصور المرئية.
وعموماً كلما ازداد عرض الموجة الطولية وازداد تعقيد الارسال المستخدم ازدادت احتمالات الخطأ. اختبر التكنلوجيا جيداً قبل المؤتمر, واختبر توصيلات ممكنة.
غرفة المحادثة (شات) وغيرها من توصيلات الانترنت الحية. تقوم شركات عدة بتجارب على ارسال الرسائل الفورية والمحادثة (شات) مستخدمة اياها رسائل للتواصل الفوري مع فرق عمل منتشرة في اماكن متفرقة. وهو ترتيب جيد من اجل الاحاديث العابرة والاسئلة السريعة لكنه لا يناسب الاجتماعات الرسمية. ان غرف المحادثة بطبيعتها تؤدي الى "محادثات" تتشابك طباعتها, وبرغم كونها مسلية, فهي غير مفيدة في بيئة الاعمال والشركات.[